domingo, 21 de noviembre de 2010

DEPARTAMENTO DE TESORERIA Y CAJA

DEPARTAMENTO DE TESORERÍA Y CAJA
El Departamento de Tesorería y Caja se encarga de instrumentar y operar las políticas, normas, sistemas y procedimientos de control necesarios para salvaguardar los recursos financieros de la entidad, promoviendo la eficiencia y eficacia del control de gestión, y atendiendo con oportunidad y competencia las solicitudes de pago de los diferentes compromisos contraidos por la entidad de acuerdo a lo establecido en la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal y su Reglamento, cuidando que la documentación que soporta los egresos cumpla con los requisitos de carácter fiscal y de control interno.
Funciones
  • Realizar las acciones necesarias para la oportuna gestión y cobro, ante la Tesorería de la Federación de las ministraciones de recursos, conforme al calendario financiero autorizado al Centro.
  • Atender todos los aspectos relativos a la obtención de los servicios bancarios que requiera la operación financiera del Centro.
  • Desarrollar y establecer el sistema de administración integral de los recursos financieros del Centro, en cumplimiento a las disposiciones legales en la materia.
  • Vigilar que la documentación soporte de la salida de efectivo cumpla con los requisitos de carácter fiscal y de control interno.
  • Registrar y controlar los recursos financieros provenientes del calendario financiero presupuestal, los que otorgan las instituciones para el desarrollo de proyectos de investigación, así como los ingresos de donativos provenientes de dependencias y entidades del sector público, privado o social, identificando de manera clara, los recursos fideicomitidos en favor del Cinvestav y los aportados por instituciones públicas y privadas, destinados a proyectos específicos.
  • Administrar y controlar la disponibilidad de las cuentas bancarias de cheques y de inversión, para mantener la liquidez suficiente para hacer frente a los compromisos de realización inmediata y evitar la generación de recursos ociosos.
  • Remitir al Departamento de Contabilidad, el informe diario de las operaciones bancarias, de dispersión de fondos, ingresos y egresos, respaldada ésta con los documentos comprobatorios y justificativos originales, que garantice su adecuado registro dentro de la contabilidad de la entidad.
  • Atender la expedición y entrega de cheques, verificando la identidad del receptor, como beneficiario del cobro o como representante legal del mismo.
  • Elaboración de pólizas de ingreso, fichas de depósito y todo lo relacionado con el corte diario de ventanilla de la caja general.
  • Coordinar las actividades del personal habilitado para pago de nóminas.
  • Controlar las disponibilidades de las cuentas bancarias de cheques y de inversión, realizando conciliaciones mensuales contra los saldos reportados en los estados de cuenta bancarios y por el Departamento de Contabilidad, para garantizar la exactitud en el registro de fondos, y apoyando a una correcta toma de decisiones.
  • Elaborar los informes periódicos sobre el estado de posición financiera de las cuentas bancarias y de los flujos de caja.
  • Preparación y presentación de los datos que conforman la Cuenta Pública, el Sistema Integral de Información, el Informe Presidencial, las reuniones para Junta Directiva, el Comité de Control y Auditoría, y demás información complementaria que requieran las autoridades competentes, respecto de las actividades desarrolladas en el ámbito de su competencia.
  • Realizar las demás actividades que le sean encomendadas por la Subdirección de Recursos Financieros, afines a las funciones y responsabilidades inherentes al cargo.
  • Coordinar, orientar y apoyar las actividades del personal adscrito al área de su competencia.


 DESCRIPCION DEL PROCESO GENERAL
TESORERIA – PAGOS A PROVEEDORES
1. En la semana que se defina como semana de pago, el días martes, el encargado del dpto. de compras propondrá al jefe administrativo una lista de posibles pagos del día viernes.
2. El jefe administrativo, analizara la planilla de obligaciones y determinara cuales son los pagos a ser efectuados, firmando la planilla oficial para el efecto.
3. Una vez aprobado la lista de pagos, el encargado de compras pasara al tesorero un listado definitivo de pagos mediante un memo interno.
4. El Tesorero emitirá una solicitud via memo a Contabilidad donde solicitará (miércoles) el preparo de los legajos para pagos, según listado
DEFINITIVO, a fin de que el día jueves por la mañana contra acuse de recibo del memo para la elaboración de los cheques.
5. El Tesorero procede a la imputación en el Modulo “Tesorería”, y genera la Orden de Pago por cada proveedor, y al mismo tiempo el sistema emite el
cheque respectivo.
6. Antes de la firma y sello de la OP, el Jefe de Adm. y Finanzas, revisa y controla los montos, detalles de la factura, RUC, fecha, imputaciones etc. Y le da un Visto bueno. En caso de irregularidad, será rechazado por el mismo. Al controlarse completamente la OP con su legajo respectivo (OP, Planilla, Cheque, Comprobante), el Director Administrativo firma los cheques y la OP para proceder a los pagos.
7. El pago a proveedores se realizara el segundo y el ultimo viernes de cada mes a partir de las 14:00hs a las 16:30, el proveedor debe acercarse a cobrar, previo acuerdo con el Tesorero, quien le confirmara que el cheque esta disponible para retirar. Estas fechas podrían ser variables dependiendo de las disponibilidades de fondos de la empresa. Cuando el cliente se acerca a cobrar, debe emitir el correspondiente Recibo de Dinero para cancelar la factura a crédito y firmar conformidad o recibido por la OP, de esta manera se cierra el legajo de OP.
8. El legajo original del Pago debe contener: Orden de Pago, copia del cheque, factura legal, recibo si corresponde, planilla con sus respectivas firmas (Jefe, proveedor, responsables de área). Este Legajo se remitirá a Contabilidad en aproximadamente 48 horas. El Tesorero deja una copia de la OP para su archivo.

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